Retrouver instantanément ses documents sans les avoir classés, une innovation?
Non ! Une révolution...

Valorisation des activités d’assistanat

Piliers du service, alliées du manager, bras droit du patron, l’assistante de direction et la secrétaire sont une sécurité pour leur entreprise et ses dirigeants. Elles n’ont qu’une priorité : leur faire gagner un temps précieux.

Une assistante planifie les rendez-vous, gère les contacts, réserve trains, hôtels, restaurants, écrit, trie et organise courriers électronique et papier, prépare, assiste et rédige des comptes rendus de réunions, fait des photocopies… lot de tâches administratives lui sont confiées. Débordée par une quantité astronomique de paperasse à trier, classer, ordonner puis retrouver, photocopier, envoyer, présenter, ranger à nouveau, il apparaît qu’une assistante ne peut exploiter toutes les facettes de son métier et cultiver la relation de confiance qu’elle a su tisser avec son patron.

Car la palette de ses compétences est très large : analyser, rédiger et présenter à son manager des dossiers vivants et complets sur des cas à traiter, proposer des solutions au vue d’améliorer la gestion d’un service ou de la logistique, tenir à jour les tableaux-clé de l’entreprise, établir des plans annuels, organiser de la petite manifestation interne au grand séminaire international. L’assistante est une personne extrêmement dynamique et impliquée et il est nécessaire pour un patron d’exploiter tout le potentiel de ses équipes.

D’un point de vue informatique aujourd’hui, les outils à disposition des assistantes et secrétaires sont assez variés. Mais aucune solution n’existait jusqu’alors pour gérer physiquement leurs documents ! Courriers, exemplaires de contrats signés, devis, factures, notes de frais, cartes de visites, offres de partenaires, bons de réduction... Les papiers à gérer pour une secrétaire sont nombreux.

Notre création émerge en partie de ce constat : une partie conséquente du temps de travail des secrétaires et assistantes est dédiée au rangement, classement et organisation des documents papiers. Or, elles peuvent considérer ces tâches comme peu valorisantes et arides et y prennent que peu de plaisir. Trop occupées, la palette de compétences élevée dont elles sont dotées reste inexploitée, ce qui fait perdre beaucoup à l’entreprise.

Avec la Xambox, finis les chemises, classeurs, bacs, tiroirs, pochettes, trieurs, boîtes à archives, cantines … un seul contenant : les bacs de la Xambox. Dès qu’un courrier ou une facture arrive, qu’une carte de visite doit être classée ou encore un contrat rangé, il suffit de les poser sur la Xambox et d’appuyer sur le bouton. Elle analyse, reconnaît, stocke et empile vos documents. En tapant un mot-clé du titre, contenu ou commentaire du document, la Xambox le présente à l’écran tout en indiquant son emplacement physique.

De la taille d’une petite imprimante, des lignes épurées, une couleur discrète, la XAMBOX s’intègre idéalement au cadre de travail calme, propre, confortable et spacieux de l’assistante. Simple d’utilisation, aucune connaissance particulière en informatique n’est nécessaire pour exploiter toutes les possibilités de la Xambox.

La Xambox est la solution la plus judicieuse et productive pour elles. Elle augmente d’un quart la rentabilité des salariés utilisateurs puisque 25% de leur temps n’est plus consacré au rangement, classement, ordonnancement.

Ainsi, libérée des taches rébarbatives, l’assistante peut devenir un collaborateur polyvalent indispensable à son patron et le suppléer sur des tâches plus intéressantes.

Xambox pour les collectivités locales